Kā ērti uzglabāt dokumentus mājās?

Ir daudzas situācijas, kurās mēs izmantojam apdrošināšanas polises, sertifikātus un sertifikātus. Tāpēc, lai nepieciešamie papīri būtu pa rokai, cilvēki ir spiesti dokumentus glabāt mājās. Bet kā to izdarīt pareizi, lai nekas nepazustu vai nesabojātos?

Kādi dokumenti ir jāsaglabā?

Jebkuram mūsdienu cilvēkam ir daudz papīra lapu visiem gadījumiem. Bet ne katru no tiem ir vērts uzglabāt.

Šeit ir saraksts ar dokumentiem, kas jums ir jābūt mājās:

• Saraksts tiek atvērts ar pasēm un citiem ģimenes dokumentiem. Piemēram, testamenti, sertifikāti.
• Sertifikāti, pilnvaras, čeki un citas ar nekustamo īpašumu un transportu saistītas lietas.
• Diplomi, diplomi, atestāti, sertifikāti, kas apliecina izglītības pieejamību.
• Ar profesionālo darbību saistīti papīri: darba grāmatiņas, līgumi, līgumi.
• Izmeklējumu rezultāti, medicīniskās politikas un kartes.
• Garantijas kartes, čeki sadzīves tehnikai un mēbelēm.
• Ar nodokļiem saistīti dokumenti.

Atsevišķi varat atlasīt elektroniskus dokumentus vai vienkārši datus digitālā formātā. Parasti tie atbilst vienam no iepriekš minētajiem punktiem un ir arī glabājami.

Cik ilgi jāglabā papīri?

Dokumentus var dalīt pēc glabāšanas laika. Tas ir atkarīgs no katras konkrētās garozas derīguma termiņa.

• Pastāvīgs. Šādiem papīriem vienmēr jābūt pie rokas.Tās ir laulības apliecības, dzimšanas apliecības, izglītību apliecinoši diplomi, medicīniskie dati, notāra apliecināta informācija, testamenti, pensiju apliecības.
• Ilgtermiņa. Dokumenti par nekustamo īpašumu, automašīnām un dārgām lietām. Tie ietver arī profesionālos dokumentus. Šeit varat arī definēt čekus un kvītis. Tas ir kaut kas, kas tiek glabāts ilgu laiku un paliek aktuāls noteiktā laika periodā.
• Īstermiņa. Ārstu, juristu un skolotāju pakalpojumu izziņas ieteicams glabāt trīs gadus. Komunālo pakalpojumu līgumos un paziņojumos pieņemts tāds pats periods.
• Bezjēdzīgi. Jūs varat nekavējoties izmest nevajadzīgos izglītojošos un informatīvos materiālus, norādījumus par rūpīgi izpētītām lietām, aprēķinu lapas utt.

Atsevišķi mēs varam atzīmēt neobligātos dokumentus, kas tomēr ir ļoti svarīgi to īpašniekam. Tie ietver personīgās dienasgrāmatas, piezīmes, fotogrāfijas un citas piemiņas lietas. Parasti šādas lietas arī ilgst ilgu laiku.

Tāpēc vēlams izmest visu, kas šobrīd netiek lietots un nevar noderēt nākotnē. Lai uzturētu kārtību, regulāri jāiztīra tvertnes un jāatbrīvojas no uzkrātajiem atkritumiem, vienlaikus kārtojot patiešām svarīgus dokumentus.

Padomi svarīgu papīru glabāšanai

Parasti lielākajā daļā māju papīri tiek glabāti kā standarts.

1. Pirmkārt, dokumenti tiek sakārtoti pēc jomām: mājas, darba, medicīnas un citi.
2. Pēc tam tie tiek ievietoti parakstītās mapēs, kas noteikti neļaus jums apmaldīties papīros.
3. Iegūtos komplektus ievieto atsevišķā kastē vai maisiņā. Starp citu, ērtības labad “konteinera” iekšpusē bieži tiek veidotas starpsienas, lai mapes nesajauktos.Tajā pašā laikā jums ir jāpārliecinās, ka uzglabāšanas vieta ir bērniem un dzīvniekiem nepieejama, bet ir ērti novietota lietošanai.

Bieži lietotos personas dokumentus ieteicams glabāt atsevišķi. Jūsu pase, medicīniskā karte, nodokļu maksātāja identifikācijas numurs (TIN) un pensijas apliecība ērti ietilps ar rāvējslēdzēju noslēgtos plastmasas maisiņos. Šādi iepakojumi ir hermētiski un uzturēs saturu ideālā kārtībā, neļaujot tam, teiksim, samirkt. Vienlaikus ar veselību saistītie dokumenti jāglabā pēc iespējas pieejamāki – lai netērētu laiku, ja tie ir steidzami nepieciešami.

Vienmēr ir ieteicams mājās turēt svarīgu dokumentu fotokopijas. Ir visādi gadījumi, un šāda rezerve var palīdzēt neparedzētā situācijā.

Īpaši svarīgus dokumentus var ievietot seifā. Mūsdienu tirgus piedāvā lielu noliktavas telpu izvēli, tāpēc ikviens pircējs var izvēlēties kaut ko piemērotu. Bet dokumentus labāk glabāt seifā, nevis plastmasas mapēs - ugunsgrēka gadījumā materiāls, kas tos veido, kūst ātrāk nekā papīrs.

Netriviāli dokumentu glabāšanas veidi

Vai apraksts šķiet garlaicīgs? Nekādu problēmu! Ir interesantāki, ērtāki veidi, kā uzglabāt papīrus.

• • Organizatora dēlis. Šādai ierīcei ir daudz iespēju. Vienkāršākajā formā tas ir panelis, kuram ar pogām ir piestiprināti papīri. Sarežģītākos variantos dēlim var būt mazas atvilktnes un piekaramie stiprinājumi.

• • Mini kumode. Tas ir tieši tāds pats kā parasta kumode, bet daudz mazāka. Tajā ir ļoti ērti glabāt dokumentus. Sašķirojot dažādos nodalījumos, tie nekad nepazudīs! Kumodes atvilktnēm var būt dažādi izmēri: mazas maziem papīra gabaliņiem, lielas zīmējumiem.

• • Piekarināma kaste. Tikai neliela kastīte vai grozs, kas piestiprināts pie sienas kā pastkaste. Tādā, gaitenī novietotā, ērti glabāt atvestās vēstules un čekus.

• • Aploksnes kabata. Līdzīgi kā iepriekšējā variantā, bet tā nav kastīte, bet gan aploksne. Var piestiprināt pie galda, ledusskapja, skapja. Ļauj uzglabāt īslaicīgi nepieciešamos dokumentus, neaizņemot vērtīgu vietu.

• • Atkritumu grozs. Nē, nav miskaste - īpaša, uzglabāšanai. Novietots uz galda vai skapī, tam var būt vairāki nodalījumi. Vienkāršs, lēts, taču efektīvs dokumentu glabāšanas veids.

• • Bieži lietotos papīrus var glabāt portfeļa mapē. Tam ir pārnēsāšanas rokturis. Tā veidota tā, lai tajā esošie dokumenti nesaburzītos. Parasti paredzēts A4 papīram. Vajadzības gadījumā, lai netērētu laiku nepieciešamo garozu meklēšanai, varat vienkārši paķert portfeļa mapi un skriet biznesā.

Mēs izmantojam digitālās tehnoloģijas

Zāļu, ierīču un biroja aprīkojuma instrukcijas aizņem daudz vietas. Tos ir daudz vieglāk uzglabāt elektroniski. Lai to izdarītu, ir jāatrod tā pati informācija internetā un jāsalīdzina ar to, kas ir pieejama materiāla avotā, lai nodrošinātu tās identitāti. Varat vienkārši nofotografēt instrukcijas un saglabāt tās datora mapē. Jums vienkārši jāatlasa pēdējais tā, lai to nejauši neizdzēstu. Labāk ir ierakstīt citu iegūto failu kopiju ārējā datu nesējā, piemēram, atmiņas kartē, vai nosūtīt to uz mākoņkrātuvi.

Katram gadījumam varat skenēt citus dokumentus. Bet tad jums vajadzētu uztraukties par elektroniskās sistēmas drošību no iespējamā hakeru uzbrukuma. Nevienam nepatīk personas datu noplūde internetā.

Starp citu, izmantojot datoru vai mobilo tālruni, ir ērti izsekot papīru derīguma termiņiem. Pietiek vienkārši ievadīt vajadzīgos datumus “kalendārā”, lai elektroniskā ierīce paziņotu par konkrētās garozas derīguma termiņa beigām. Tad atliek tikai atbrīvoties no nevajadzīgā papīra.

Iespējams, galvenais noteikums dokumentu glabāšanai mājās ir vienkāršs: rūpīgs un regulārs darbs ar sadzīves papīriem ir atslēga, lai vissvarīgākajā brīdī nepieciešamais dokuments nepazustu.

Ne visus dokumentus ir vērts glabāt. Bet ir daudz papīru, kuriem katram no mums vajadzētu būt līdzi. Tie jāglabā drošās un nomaļās, bet diezgan viegli pieejamās vietās. Varat izgatavot elektroniskas un parastās dokumentu kopijas – tās droši vien noderēs. Jebkurā gadījumā rūpīga papīra uzglabāšana un rūpīga šķirošana palīdzēs tos saglabāt.